Как фрилансеру ТЕХНИЧЕСКИ ОРГАНИЗОВАТЬ свою работу,
связанную с телефонными ЗВОНКАМ ?

ЧАСТЬ 2

Теперь поговорим о телефонии.
Не во всех CRM системах реализована система телефонии.

IP-телефония на данный момент - самый удобный способ минимизации затрат на телефонную связь. Суть в том, что до конечного абонента голосовой трафик идёт через интернет, минуя дорогие телефонные коммуникации и за счёт этого возможно снижение стоимости обслуживания.

Есть два пути реализации: 1) самостоятельно озадачиться и собрать инфраструктуру IP-АТС у себя на рабочем месте, либо 2) взять готовое решение с облачной АТС.

Если вам предстоит самостоятельно организовать рабочее место (без помощи IT-службы работодателя), то лучше воспользоваться готовым решением. Плюсов у этого решения множество:
- практически мгновенное начало работы,
- гибкие тарифы,
- возможность иметь любой номер на входящие и исходящие звонки (городской/ мобильный/ федеральный),
- интеграция с CRM-системой в два клика мыши.

Далее предстоит выбрать оператора связи. Базовые наборы и стоимости услуг у некоторых операторов сильно различаются. Основные игроки на рынке: Zadarma, Mango, UIS, Tелфин, Cипуни, мобильные операторы (МТС, Билайн).

Обратим внимание, что в Битрикс24 есть собственный модуль телефонии, но это вовсе не означает, что он пойдет вам больше, чем если вы интегрируете ip-телефонию от другого оператора. Обзоры, как и сравнительные анализы операторов так же есть в интернете. При выборе оператора не стоит ориентироваться только на его ценовую политику, обязательно читайте отзывы о его работе. Ведь никакая низкая цена на звонки не будет вас радовать, если вы не сможете общаться с клиентами из-за плохого качества связи (важно: при выборе тарифа - смотрите указан НДС в стоимости или нет!).

Если вы работаете командой, также предстоит озаботиться межкомандной коммуникацией. Такой функционал обычно предусмотерн в CRM-системе, но может случиться так, что в выбранной вами бесплатной CRM-системе эта функция окажется платной или ее модули будут работать некорректно. Поэтому рассмотрим аналоги.

Google drive вместе с Google docs.
Компания Google предлагает Вам 15 ГБ памяти бесплатно. Этого вполне достаточно, чтобы размещать там нужные документы и обмениваться файлами с коллегами. Google docs - отличное решение для организации совместной и, что важно, одновременной работы с файлами.

В Гуглдокс вы можете разместить файл с прайслистом, с коммерческим предложением и т.д. и ссылки на них рассылать клиентам. При внесении вами изменений в данном документе там же на Гуглдокс, они будут сразу видны всем. Таким образом у ваших клиентов / партнеров / коллег / работодателей под рукой будет всегда актуальная информация.

Dropbox.
Вы можете пользоваться веб-сайтом этой программы или скачать ее на ПК.
Кроме удобной функции обмена данными и файлами, Dropbox предлагает все необходимые для дистанционной работы программы, доступные внутри сервиса:
- хранение файлов и объединение содержимого;
- формирование контекста для совещаний;
- интеллектуальный поиск, быстро предоставляющий доступ к нужным файлам;
уведомление об изменениях в общих файлах ;
- синхронизация данных, привязанных к вашему аккаунту;
- синхронизация совместных данных;

OneDrive
Это облачное хранилище данных от компании Microsoft. OneDrive предлагает:
- защиту файлов,
- доступ к ним с любого устройства,
- совместный доступ к данным,
- возможность работы с данными в режиме оффлайн,
- ссылки с ограниченным сроком хранения.

Аналогичный облачный сервис от компании Яндекс - Яндекс.Диск.

Видео-мессенджеры.
На рынке видео-мессенджеров (если эти программы можно так назвать) существует не только Skype. У каждого свои преимущества. Например, бесплатная версия сервиса Zoom позволяет создавать конференции до 100 участников. Длительность – до 40 минут. Один участник выступает в роли организатора и приглашает других к звонку. Для самого простого митинга этого вполне достаточно.
Если же Вы хотите большего – платная подписка предлагает неограниченную продолжительность разговоров и создание отчетов.

Google hangouts.
Данное бесплатное приложение позволяет создавать чаты и видео-совещания с участниками конкретной беседы. Данный сервис подойдет для небольших команд, поскольку позволяет подключить не более 15 человек в один звонок. Вы можете переписываться во время конференции, демонстрировать экран другим членам команды.

Аналоги: WhatsApp, Discord, Jitsi.

Следующий обязательный инструмент для удаленной работы – тайм-трекер.

Использование тайм-трекера показывает точное количество часов, потраченных командой на работу за день. Предлагаем вам 2 программы: Checkiant и Toggl.

Простой тайм-трекер Checkiant поможет без труда начать эффективное отслеживание личного и командного времени. Менеджер создает необходимых клиентов и проекты, а каждый сотрудник просто должен запускать таймер во время работы над своими заданиями.

Популярный классический тайм-трекер Toggl подойдет и для команды, и для индивидуального использования. Среди основных функций можно отметить:
- автотрекинг,
- напоминание о трекинге,
- создание и управление отчетами;
- использование метода Помодорро;
- создание команд и групп пользователей.

Аналоги: Moosti, Pomodone, Focus Booster, Pomodoro

Контроль за поэтапным и наглядным ходом проектов можно реализовать в программе Trello.
Это один из самых популярных сервисов для управления проектами в режиме онлайн, который позволяет отслеживать каждый этап выполнения задачи. Система использует японскую методологию канбан-досок, разбивая задачи на запланированные, текущие и выполненные.

Аналоги: MeisterTask, Planner, Планфикс.

Программа Evernote
- это блокнот, органайзер и журнал в одном приложении. Если вам необходимо отдельное пространство исключительно для списка дел, выбирайте Evernote и не ошибетесь! Все записанное удобно упорядочить, а также отметить выполненные задачи. Сюда можно добавить фото, изображения, ссылки на веб-страницы, аудио - а потом быстро найти, когда понадобится. Кроме того, приложение позволяет сканировать рукописные заметки.

Аналоги: Google Keep, Яндекс.Заметки, Nimbus Note, Microsoft OneNote.

Помните, что работая дистанционно вы сами отвечаете за себя. Перерывы в работе также важны, как и сама работа. Заботьтесь о себе и своем здоровье.